Das Briefing: Je genauer die Anweisungen, desto reibungsloser läuft das Projekt

Dienstleister im B2B-Bereich, die projektbasiert arbeiten, kennen den Wert eines guten Briefings. Es ist die Basis der Kooperation und stellt sicher, dass sich die Vorstellungen aller Beteiligten decken – idealerweise. In der Realität kommt es oft anders, denn nicht alle Kunden wissen tatsächlich, was sie wollen. Andere sind sich zwar über ihre Wünsche im Klaren, können diese jedoch nicht formulieren. Auch für Firmen, die ein Erklärvideo erstellen lassen, stellt die gemeinsame Erarbeitung des Briefings manchmal ein mühevolles Unterfangen dar. Dieser Beitrag zeigt, warum sich der Aufwand letztendlich lohnt und erläutert, welche Informationen wichtig sind.

Warum ein ausführliches Briefing unverzichtbar ist

Wer ein Auto kaufen will, hat genaue Vorstellungen oder beschäftigt sich so lange mit dem Thema, bis sich konkrete Ansprüche herauskristallisiert haben. Angefangen von der Motorenleistung über den Verbrauch bis hin zum Kofferraumvolumen und der Farbe wird nichts dem Zufall überlassen. Das Gleiche sollte für ein Briefing gelten.

Unter dem Begriff ist eine Sammlung von Informationen zu verstehen, an denen der Dienstleister sich orientiert. Generell werden drei Arten unterschieden: Das strategische, kreative und operative Briefing. Die ersten beiden Formen erlauben dem Auftragnehmer einige Freiräume in Hinblick auf die Ausgestaltung, da das Vorgehen gemeinsam mit dem Kunden erarbeitet wird. Sie eignen sich insbesondere für Unternehmen, die ein Erklärvideo von den Erklärhelden erstellen lassen wollen. Beim operativen Briefing hingegen gibt der Kunde eine konkrete Aufgabenstellung vor, die wenig Spielraum zulässt.

Inhalte und Ablauf eines Briefings

Zuerst müssen Auftraggeber und Dienstleister die Rahmenbedingungen abstecken, beispielsweise den Umfang eines Textes für die Website oder die Dauer eines Videos. Danach geht es für den Auftragnehmer daran, möglichst viele Informationen über den Kunden zu gewinnen. Beispielsweise muss er wissen, wie das Unternehmen sich selbst sieht und wie es von seinen B2C-Kunden wahrgenommen werden will. Welche Zielgruppe sollen die Inhalte erreichen und welchen Zweck sollen sie erfüllen? Gibt es regionale Besonderheiten, die beachtet werden müssen? Welche Werte vertritt der Auftraggeber?

Dieses erste Briefing erstellt der Kunde entweder anhand eines Fragebogens oder in einem persönlichen Gespräch mit dem Auftragnehmer. Anschließend folgt im Zuge des Re-Briefings ein direkter Austausch, durch den sichergestellt wird, dass die Zielvorstellungen beider Seiten miteinander übereinstimmen. Dies ist zugleich eine Gelegenheit für den Dienstleister, um Fragen zu klären. Zusammenfassend lässt sich festhalten: Ein gutes Briefing erfordert zwar Zeit, verringert jedoch das Risiko aufwendiger Änderungen und sorgt dafür, dass der Auftraggeber sein Ziel erreicht.